おすすめのウェビナー運用代行会社を紹介します！

Zoomは、手軽に高品質なオンライン配信ができるツールとして広く活用されています。なかでも「Zoomウェビナー」は、多人数への一方向配信に適した機能を備えており、さまざまな企業で利用されています。ここでは、Zoomウェビナーを開催する方が知っておきたいポイントをいくつかご紹介します。

事前準備・あると便利なツール

Zoomウェビナーをスムーズに開催するためには、事前準備が欠かせません。まず基本となるのは、開催日時や参加者の規模、講演内容などを早めに決定することです。開催の目的や参加者のターゲティングもしっかりと設定しておくことで、高い効果を得られる可能性が高まるでしょう。

加えて、配信環境の整備も準備段階でしっかりと行っておきたいポイントです。配信するためのパソコンやタブレット端末はもちろん、音声が聞き取りやすい高性能のマイク、画角や画質が調整できるカメラは揃えておきたいところです。

また必要に応じて照明機材や、映像や資料をスムーズに切り替えるためのスイッチャーなども、あると品質の高いウェビナーになるでしょう。そして複数名で登壇する場合やイベント的な要素がある場合、また複数拠点をつなぐ場合などには、リハーサルを実施しておくことがトラブル防止につながります。

有料ライセンス

Zoom自体は無料で利用できるツールですが、Zoomウェビナー機能は、無料プランでは利用できません。有料のライセンスを契約することで、1万人以上などの参加者に向けた大規模配信が可能になります。プランによって参加人数の上限が異なるため、事前に想定される規模に応じたライセンスを契約しておきましょう。

Zoomウェビナーの使用方法

Zoomウェビナーの使用方法は、一般的なZoomミーティングとはいくつか異なる点があります。まず、ライセンスを契約したら、ウェビナー画面から開催するスケジュールを登録してください。登録時には目的や内容に応じたいくつかのオプション設定ができます。

たとえば同一のセッションを繰り返し実施する場合は「定期開催ウェビナー」、参加にパスワードが必要な場合、氏名やメールアドレスが必要な場合は、それらの設定も行うことができます。実践セッションでは開始前にカメラやマイクのテストができるので、事前にチェックしておくといいでしょう。

スケジュールやオプションの入力・設定が完了したら登壇者であるパネリストを招待したり、参加者に招待状を送付したりして、開催の準備を進めましょう。ほかにもバナーやロゴの設定、講演者情報の登録など細かな設定も可能なので、開催前に対応しておいてください。

Zoomミーティングとの相違点

ZoomウェビナーとZoomミーティングの大きな違いは、参加者の立場と機能の範囲にあります。Zoomミーティングでは、すべての参加者が画面共有や発言、チャットなどに自由に参加できる「対話型」のツールになっています。

一方、Zoomウェビナーは主に登壇者や主催者側からの「一方向の情報発信」に特化しており、参加者は視聴専用となります。ホストとパネリスト意外はマイクやカメラの操作ができず、参加者リストを閲覧することもできません。また参加者が自由に発言することもないので、進行を妨げることなくスムーズに進めていくことが可能です。

ウェビナー運用代行サービスとは？

ウェビナー運用代行サービスとは、ウェビナーの企画立案から集客、機材の準備、当日の配信対応、事後フォローまでを、専門業者が一括で代行・サポートしてくれるサービスです。自社内にノウハウやリソースが不足している場合でも、質の高いウェビナーを効率よく実施できる手段として注目されています。

ウェビナー代行のメリット

ウェビナー運用代行サービスを利用する最大のメリットは、準備や運用に関する負担を大幅に軽減できる点です。ウェビナーの開催には企画から準備、運営に至るまで多くの時間や労力がかかりますが、とくに初めてウェビナーを実施する企業や、社内に専門知識を持った担当者がいない場合、大きな負担になってしまうことがあります。その点ウェビナー運用代行サービスは、企画段階から技術面まで一貫してサポートしてくれるので、初めての開催でも大きな負担なくスムーズに進められるでしょう。

また、ウェビナー当日の配信トラブルのリスクを抑えられるという点も、ウェビナー運用代行サービスを利用する大きなメリットといえます。配信や映像、音声への知識が豊富で、万が一配信中にトラブルが発生した場合の対応にも慣れているので、配信できなかった、音声が聞こえなかったなどの大きなトラブルを防ぐことができるでしょう。

さらに、ウェビナー運用代行サービスでは、集客支援を行い、より多くの参加者を集めてくれるサポートをしてくれるサービスもあります。とくに製品やサービス、ブランドなどのPRのためのウェビナーでは、多くの参加者を集めたいところですが、自社で集客を行うには多くの時間や専門的な知識が求められます。ウェビナー運用代行サービスなら、ターゲットに合わせた効果的な集客を行ってくれるため、参加者を増やすことが可能なのです。

このように、企画から運用、また集客などを一括して任せられるウェビナー運用代行サービスを利用すれば、初めてウェビナーを開催する企業や団体でも成功しやすいでしょう。

ウェビナー代行の料金相場

ウェビナー代行の料金は内容や規模により異なりますが、おおよそ5万円〜50万円程度が一般的な相場です。規模や内容によって金額の差が大きく、また集客支援やスタジオ利用、機材レンタルの有無などによっては、それ以上になる場合もあります。詳しい費用については、各ウェビナー運用代行サービスに見積もりを依頼して確認しましょう。

ウェビナー代行の主なサービス内容

ウェビナー運用代行サービスでは、単なる当日の配信対応にとどまらず、開催までのすべての工程に対するサポートが含まれるプランも用意されていることが多いです。まず、初期段階ではヒアリングを通じてターゲットや目的を明確にし、それに基づいた構成案や台本の作成などをサポートしてくれます。

また、より多くの参加者を集めるために、ターゲットに合わせた集客も実施してくれます。たとえばメルマガ配信やSNS広告、リスティング広告やセミナー情報サイトへの掲載など、さまざまな手段で対応してくれるので、自社では難しい範囲への集客も可能になります。

当日の対応では、会場設営や映像・音声機器の設置、照明調整、リハーサルの進行、配信操作、登壇者の案内・サポートなど、多岐にわたる作業をプロのスタッフが担当します。ZoomやYouTube Liveなど、配信プラットフォームごとの最適な設定も行ってくれるので、視聴者にとって快適な配信環境が整うでしょう。また、配信中のトラブル対応などもウェビナー運用代行サービスが行ってくれます。

さらに、終了後のアンケート回収、資料配布、フォローアップメールの配信など、アフターフォローにも対応しています。今後の改善点や視聴者の関心動向を分析することで、次回以降の企画にも反映できる貴重な資料となるでしょう。

このようにウェビナー代行サービスは、専門性やノウハウを活かしながら、ウェビナーに関するあらゆるサポートを行ってくれるのです。

あなたがウェビナーの代行を依頼する際重視したいポイントはなんですか？Webアンケートで調査！

ここまで、ウェビナーに関する基礎知識やメリット・デメリット、適した機材などについて解説してきました。また、ウェビナーを開催するにあたり、運用代行サービスがどのようなものなのかについてもご紹介しました。

それでは、これからウェビナー運用代行サービスの利用を検討している方たちは、どのようなポイントに着目しているのでしょうか？本サイトでは、ウェビナー開催を検討している方対象のWebアンケートを実施。その結果をもとに、サービスを選ぶ際のポイントとして、多く回答された項目について紹介していきます。

第1位は「プランと料金のバランス」でした。ウェビナー運用代行のプランや料金は、各代行会社によって大きく異なります。そのため、選ぶ際の指標として重要なポイントだと考えている方が多いようですね。

まずは自社がウェビナー開催をする目的や予算を明確に定め、そのうえでコストパフォーマンスの良い代行会社を比較検討してみるといいでしょう。

第2位は「信頼に値する実績や評判」でした。ウェビナー運用代行会社は、20年以上の実績を持つ会社もあれば、最近新しくサービスを始めた会社までさまざまです。その中で安心して多くを任せたいのであれば、やはり実績豊富な会社を選ぶのがよさそうですね。

第3位は「相談対応・サポート体制」でした。特にはじめてウェビナーを開催する方は、不安な点やわからないことが多いのではないでしょうか。その際は、専属担当者の有無や電話サポートなど、スタッフ対応に関する評判が良い代行会社を探してみてください。

第4位は「集客に関する幅広い支援」でした。顧客管理や営業代行など、集客面に関する幅広いフォローを求める声も一定数あるようです。ウェビナー開催の成功は集客が左右する部分も大きいため、なるべく集客支援に長けた代行会社を選べると安心です。

第5位は「ワンストップサービス」でした。ウェビナー運用代行会社の中には、配信以外にもチラシ・ホームページ制作や企画提案、講師のアテンドまで実施可能なところもあります。お任せしたいことが多岐にわたる場合、トータルで依頼できれば自社業務にも支障が出ずスムーズに行えるでしょう。

以上、Webアンケートの結果と簡単な解説でした。次の見出しでは、ウェビナー運用代行会社の選び方について詳しくお伝えしていきます。ぜひ効果的なウェビナーの開催に向けた、運用代行会社選びの参考にしていただけると幸いです。

ウェビナー運用代行会社の選び方

ウェビナーを外部の代行会社に任せる際、ただ価格や知名度だけで選ぶのではなく、自社の目的や課題に合った業者を見極めることが大切です。ここでは、自社に適したウェビナー運用代行会社を選ぶために、チェックしたいポイントをご紹介します。

導入実績

ウェビナー運用代行会社を選定するうえで、まず注目したいのが導入実績です。過去にどのような業種・業界・規模での配信を手がけてきたかを確認することで、自社の目的に沿ったノウハウを持っているかどうかが判断できます。

とくに、専門性の高い分野でのウェビナーを開催する場合は、その業界特有の進行やニーズに応える必要があるため、実績は必ず確認しておきましょう。導入実績が豊富な企業は、トラブル対応力や専門性なども持ち合わせている可能性が高いので、初めてでも安心して任せることができるはずです。

プラン・料金

各ウェビナー運用代行会社では、さまざまなプランや料金体系を提案していますが、その金額はサービスの内容や対応範囲によって大きく異なります。たとえば、配信のみのサポートなのか、企画・集客・事後フォローまで含むトータルサポートなのかによっても大きく変わるでしょう。

そのため、まずは複数のウェビナー運用代行会社に相談し、適切なプランや見積もりを取得して比較検討してみましょう。追加費用の有無やプランのカスタマイズの有無などもチェックし、予算内で適切な対応をしてくれるウェビナー運用代行会社を選んでください。

配信品質

ウェビナーにおける配信品質は、視聴者の満足度や理解度に直結する部分です。高画質・高音質での配信が可能な器材を提供できるかどうかはもちろん、安定した回線環境やトラブル時の対応力なども確認しておく必要があります。

リアルタイム配信の場合、配信中の音声トラブルや映像の乱れは視聴者の離脱を招く大きな要因となるため、事前の機材チェックやリハーサル体制の有無も確認しておきたいポイントです。また、配信専用スタジオを所有している会社や、技術スタッフが常駐している会社であれば、主催側に知識や場所がなくても安心して開催することができます。

集客支援

ウェビナーを代行サービスに依頼するのであれば、集客支援を行っているかどうかも重要なポイントです。サービスによっては、メール配信、SNS広告運用など、集客に特化したマーケティング支援を提供している場合があります。

ターゲットに合わせた訴求ができ、効率的に集客を行えるようなサービスであれば、リード獲得やコンバージョン向上にも大きな効果を見込めるでしょう。集客支援が得意でないサービスの場合、配信内容にこだわっても成果につながらない恐れがあるため、効果的な集客ができるサービスを利用するのがおすすめです。

サポート体制

ウェビナー運用は、準備段階から配信本番、終了後のフォローまで多岐にわたる対応が必要です。自社で行う場合、大きな負担になってしまうこともあるため、サポート体制が充実しているウェビナー運用代行サービスを利用しましょう。

問い合わせ対応のスピードや的確さ、当日のトラブル時に即時対応できる体制、配信後のフォロー体制の有無などを確認し、安心して任せられるサービスを見つけることが大切です。とくにウェビナーが初めての場合は、当日の進行サポートなど、細やかな配慮までしてくれるサービスを選ぶことでウェビナーを成功させることができるでしょう。

代行会社を利用して効果的なウェビナーを開催しよう！

多くの方に幅広く製品やサービスを訴求できたり、会場に集まらなくても研修や勉強会などができるウェビナーは、今後もますます多くの分野で活用されていくでしょう。開催にはさまざまな手間や知識が必要になりますが、最適なウェビナー運用代行サービスを利用すれば、負担を減らしたうえで成功に導いてくれるはずです。ぜひ効果的なウェビナーを開催し、売上アップや集客などを実現しましょう。