ウェビナー開催の外注についてお伝えします。初めてウェビナー開催するので準備や進行に不安がある、という方も多いのではないでしょうか。社内にノウハウやリソースが不足している場合は、運用代行会社に外注する方法もあります。ウェビナー開催を運用代行会社に依頼するメリットについて、詳しく紹介します。
ウェビナーの開催は外注すべき？そのメリットとは
ウェビナー開催の外注には、運用代行会社の機材やノウハウを活用できるなどのメリットがあります。
必要な設備環境を整えてくれるため高品質なウェビナーが開催できる
ウェビナー開催には、外部カメラや音声ミキサー、照明など、さまざまな機材が必要です。すべて自社で揃えるには高額な費用がかかりますが、ウェビナー開催を外注する場合は、運用代行会社の機材を利用できます。
経験豊富な運用代行会社の専門的なノウハウを活用できるため、質の高いウェビナー開催が可能です。安定した配信環境や入念なリハーサルなどにより、配信トラブルを防止できるでしょう。
担当者の業務負担を軽減できる
ウェビナー開催には、集客から配信、アフターフォローまで、多岐にわたる業務があります。外注する場合は、運用代行会社が業務をサポートしてくれるため、担当者の負担軽減が可能です。
社内のリソースやマーケティングノウハウが不十分でも、ウェビナー開催できるため安心です。担当者は注力すべき業務に集中できるため、全体のパフォーマンス向上が期待できるでしょう。小規模なウェビナーは自社で開催し、大規模なものは外注する方法もあります。
配信トラブルのリスクを抑えられる
ウェビナー開催には、一定のノウハウが必要です。スムーズに配信できなかったり、画面が映らなかったり、トラブルが発生するケースも少なくありません。
外注する場合は、豊富な知識と経験がある運用代行会社が総合的にサポートしてくれるため、初めてのウェビナー開催でも比較的安心です。トラブルが発生しやすいポイントを把握しているため、事前に対策を講じられます。
ウェビナーを外注した場合どこまでやってもらえるの？
運用代行会社によって、外注できる内容や範囲は異なります。自社で対応できない業務のみや総合的なサポートなど、ニーズに応じて選択できるでしょう。自社で対応できる業務と外注したい業務を明確にすることが重要です。
企画・準備
ウェビナー内容の提案や台本・マニュアル・参加申込フォームの作成、配信設備の準備、集客、会場手配、リハーサルの実施など、企画・準備を任せられます。
リハーサルにより、本番の流れや設備、配信環境などを入念にチェックするため、トラブルの発生防止に役立ちます。
当日の運営
配信環境の設備や配信サポート、参加者の入室管理、問い合わせ対応など、当日の運営をサポートしてくれます。本番前に機材や配信プラットフォームを確認し、トラブルが発生した場合は、迅速に対応してくれるため安心感があります。
配信後のフォローアップ
収録データの納品やアーカイブ、参加者レポート、アンケート集計、参加者へのフォロー連絡など、フォローアップを任せられます。配信後のフォローによって成果が大きく変わるため、重要な業務です。
ウェビナーを代行してほしい！外注先の選び方とは
運用代行会社によって、配信方法やサポート内容などは異なります。外注先を選ぶ際には、比較検討して自社のニーズに沿ったサービスを選ぶとよいでしょう。
配信方法
ウェビナーの配信方法は、ライブ配信・録画配信・ハイブリッドセミナーなど、ツールによって異なります。ハイブリッドセミナーは、会場で開催されているセミナーをリアルタイムで配信する方法です。会場参会者とオンライン参加者の双方に同じコンテンツを届けられます。
機材設備や配信スタジオの有無
ウェビナー開催に必要な機材設備や配信スタジオの有無について確認します。ウェビナー開催が初めての場合、必要な機材設備や配信スタジオがないこともあります。必要な機材がわからない場合は、運用代行会社に相談しましょう。
サポート内容や範囲
サポート内容や範囲についてしっかり確認しましょう。配信内容や予算、スケジュールなど、自社の要望を伝えます。運用代行会社によってサービス内容やサポート範囲が異なるため、自社のニーズにマッチするサービスを選択しましょう。自社が抱える課題を把握し、外注したい業務を明確にすることが大切です。
ウェビナー運営の実績
実績豊富な運用代行会社であれば、高品質なウェビナー運営が可能です。運用ノウハウやマーケティングについてのアドバイスを受けることもできます。
まとめ
この記事では、ウェビナー開催を外注するメリットや外注先の選び方などについてお伝えしました。ウェビナー開催の外注には、高品質なウェビナーが提供できたり、担当者の負担を軽減できたり、さまざまなメリットがあります。外注先によってサービス内容や範囲が異なるため、注意が必要です。企画・準備から、配信後のフォローアップまで、総合的にサポートしてくれる業者もあるため、初めてのウェビナー開催でも安心でしょう。外注先は、配信方法やウェビナー運営の実績などを考慮して、自社のニーズにマッチする運用代行会社を選定します。ウェビナー開催が初めてで不安な方は、豊富な実績と運営ノウハウをもつ運用代行会社を選んでください。
